源文件路径：raw/HR-培训/前台行政工作SOP.md
摘要
本 SOP 基于《前台工作流程20260330》整理，将前台行政工作按照 日 → 周 → 月 → 季 → 年 → 不定期 的时间轴进行拆解，覆盖前台环境巡检、大屏播放、电话接听、访客接待、快递管理、办公用品采购、月度结账、合同管理、会议协助、活动支持等核心事务，便于前台行政人员按周期执行和检查。
适用范围
适用于前台行政岗位日常执行、交接培训、检查复盘及相关协作场景，包括但不限于：
- 前台接待与电话转接
- 快递收发与签收登记
- 办公用品、消耗品及设备维护
- 会议、访客、活动支持
- 月度费用结算与报销
- HR 入离职协同事项
- OA、企业微信、AVAYA、内部 Portal 等系统操作
关键要点
- 每日工作重点：前台环境巡检、大屏播放、电话接听、访客接待、快递收发、下班前安全提醒。
- 服务标准：电话需在铃响 3 声内接听；贵宾到访或离开时需起立、微笑迎送。
- 快递管理：发出快递需区分国内件、国际件、同城件、急件；签收快递需通过企业微信扫码录入和扫码签收。
- 固定时间节点：
- 每天 9:00 开启前台左右两块大屏。
- 每周五 16:00 前向物业报备周末加班名单。
- 每月 20 日前制作下月中午值班表。
- 每年 4 月进行上一年度供应商评比。
- 费用与报销管理：月结和现金结算分别通过 OA 系统填写对应申请表，并登记费用登记表。
- 跨部门协作对象：HR、IT、财务部、物业、供应商、阿姨、部门领导、快递公司等。
- 常用平台：企业微信工作台、企业微信智能表格、OA 系统、内部 Portal 系统、AVAYA 电话系统、Canva、采购平台等。
工作周期总览
| 周期 | 主要任务 |
|---|---|
| 每日 Daily | 开机与环境巡检、大屏播放、电话接听与转接、访客接待、快递管理、下班前巡检 |
| 每周 Weekly | 周末加班安排、官网内容更新 |
| 每月 Monthly | 办公用品采购、电话本更新、中午值班安排、月度结账与报销、Eco Track 资料汇总、部门考勤、物业 IC 卡信息更新、公区标签与消耗品检查、外服上门理赔 |
| 每季度 Quarterly | 药品采购补缺、饮水机清洗、密码锁盒充电 |
| 每年 Yearly | 访客须知更新、供应商评比、办公用品库存盘点、联络表年度更新、年会支持 |
| 不定期 As Needed | 新员工入社、员工离职、会议协助、合同管理、办公设施借用、设备报修、OA 表单、邮件通知、活动支持、文档制作、阿姨工作支持 |
核心流程说明
1. 每日必做（Daily）
1.1 上班开机与环境巡检
每日到达前台后，应整理前台桌面，检查 OA 室富士施乐一体机、纸张、文具柜、咖啡机、饮水机及公区生活物资。若一体机出现“预备耗材”提醒，应立即电话订购耗材。
1.2 播放前台大屏
每天 9:00 开启左右两块大屏：
- 左屏依次播放：
- Sysmex 热线中心图
- 供应链数据大屏
- 会议室预定情况一览
- 右屏播放：
- 上一年度大事记
- 总部宣传视频
- 访客参观时切换为“欢迎语”
故障处理分工：
| 问题类型 | 处理对象 |
|---|---|
| 硬件问题 | IT-硬件组 |
| 左屏页面窗口问题 | IT-内部开发组 |
1.3 电话接听与转接
电话服务标准：
- 铃响 3 声内接听。
- 超过 3 声需先致歉：“对不起，让您久等了”。
- 接听用语：“您好，SYSMEX / 希森美康”。
- 离开前台时必须有人顶替，确保电话有人接听。
常见处理：
| 场景 | 处理方式 |
|---|---|
| 承办人在 | 使用“请稍等 |