前台行政工作标准作业程序（SOP）
基于《前台工作流程20260330》整理分解
按 日 → 周 → 月 → 季 → 年 时间轴编排，方便日常对照执行
目录
一、每日必做（Daily）
1.1 上班开机与环境巡检
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 到达前台，整理前台桌面、保持清洁 | 台面整洁、无杂物 |
| 2 | 检查 OA 室富士施乐一体机是否运作正常 | 出现”预备耗材”提醒→立即电话订购耗材 |
| 3 | 检查一体机用纸量，及时添加纸张 | 废纸按分类处理 |
| 4 | 检查文具柜内办公用品数量并补充 | 确保常用文具不缺 |
| 5 | 检查咖啡机、饮水机是否正常使用 | 简单故障自行处理，复杂问题报修 |
| 6 | 提醒阿姨检查公区生活物资是否齐全 | 纸巾、洗手液、茶包等 |
1.2 播放前台大屏
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每天 9:00 开启左右两块大屏 | — |
| 2 | 左屏依次播放：Sysmex 热线中心图 → 供应链数据大屏 → 会议室预定情况一览 | 三个页面窗口滚动 |
| 3 | 右屏播放：上一年度大事记 / 总部宣传视频 | 遇访客参观时切换为”欢迎语” |
| 4 | 如遇播放故障：硬件问题找 IT-硬件组；左屏页面窗口问题找 IT-内部开发组 | — |
1.3 电话接听与转接
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 铃响 3 声内接听电话 | 超过 3 声先致歉”对不起，让您久等了” |
| 2 | 接听用语：“您好，SYSMEX / 希森美康” | 用普通话/英语/日语，语音温柔清晰 |
| 3 | 判断来电意图：转接 / 留言 / 投诉 | — |
| 4 | 承办人在 → 及时转接 | 使用”请稍等” |
| 5 | 承办人不在 → “对不起，XX 外出了，有什么要替您转告吗？“ | 记录要点并转告 |
| 6 | 投诉电话 → “我一定向有关领导汇报。对由此给您带来的不愉快，先向您表示道歉” | 耐心解释，不得恶言相对，立即邮件留言转告相关领导 |
| 7 | 挂电话前：“感谢您的来电，再见” | — |
| 8 | 离开前台时必须有人顶替 | 保证电话有人接听 |
1.4 访客接待
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 贵宾到访或离开时 → 起立、笑脸相迎/相送 | — |
| 2 | 引导访客微信扫码进行”访客登记” | — |
| 3 | 询问是否预约，电话通知受访者 | — |
| 4 | 确定约见 → 受访者自行带入会客室/会议室 | 及时安排接待室 |
| 5 | 否认约见 → 告知原因，请外来访客自行改约负责人，并请其离开公司 | — |
| 6 | 贵宾访客需制作前台欢迎牌 | — |
1.5 快递管理
发出快递：
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 国内件：扫码或电脑页面下单 | — |
| 2 | 国际件：手写面单，现场确认物品性质（液体/食品/锂电池/危险品等） | 不确定的物品先联系快递公司确认 |
| 3 | 市内当天 → 顺丰同城件；全国 → 顺丰；急件/香港件 → 顺丰；国际件 → LDX | — |
| 4 | 单件快递费预估超 500 元 → 与该部门明确费用由该部门承担并同意后方可寄出 | — |
| 5 | 需保价物品（贵重物品）提醒寄件人报价 | — |
| 6 | 发现需跟进快递信息的 → 及时查询并告知当事人；加急件需特别关注 | — |
| 7 | 快递发得晚 → 让晚班阿姨协助转交给快递员 | — |
签收快递：
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 阿姨统一从 1 楼取件上来消毒 | — |
| 2 | 看清收件人，确定是否为我司人员 | 不是→阿姨退还给快递员 |
| 3 | 在”企业微信-工作台-扫码录入”录入快递信息 | — |
| 4 | 将快递分部门放入前台格子中 | — |
| 5 | 收件人收到企业微信通知后，自行到前台扫码领取（“企业微信-工作台-扫码签收”） | — |
| 6 | 可在”内部 Portal 系统-内部管理系统-IT/行政管理-快递签收情况”查询签收状态 | — |
1.6 下班前巡检
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 提醒晚班阿姨每天下班检查各安全出口门是否关闭 | — |
二、每周必做（Weekly）
2.1 周末加班安排（周五）
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每周五汇总周末加班人员名单 | — |
| 2 | 名单于 周五 16:00 前 微信发给富士康大厦物业管理部并电话确认 | — |
| 3 | 询问是否需要额外空调 → 如需则填写”延时/加时空调申请表或通风申请表” | — |
2.2 官网内容更新（每周）
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每周根据微信公众号内容发布在公司官网上 | 产品信息、公司公告、学术资料、客服资料 |
| 2 | 遵守 IT 对网页图片的管理要求 | — |
三、每月必做（Monthly）
3.1 办公用品采购
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 日用品、饮品茶包、食品 → 每月按富士康和杨浦阿姨整理的采购清单采购 | — |
| 2 | 办公用品 → 每周检查 OA 室常用办公用品，按需补缺 | — |
| 3 | 采购平台：月结供应商（凌智/晨光科力普/国誉易优百）；现金结算（京东/山姆） | — |
| 4 | 做好采购价格比较和价格登记 | — |
3.2 电话本更新
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 根据人力资源部的”月底入、离职信息”每月更新 AVAYA 电话本 | 增加新员工、删除已离职人员 |
| 2 | 实时更新前台快拨键设置（各办事处经理手机号、上海多处办公地点等） | — |
3.3 中午值班安排
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每月 20 日前制作下月中午值班表 | — |
| 2 | 发送邮件给相关值班人员 | — |
| 3 | 发布内容：① 中午值班表 ② 中午值班交接工作 SOP | SOP 包括：前台电话转接、办公设施借用与归还、外来人员管理 |
3.4 月度结账与报销
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 月初/月中/月末供应商发来对账单 → 核对 → 有问题反馈 → 完成对账 → 通知供应商开票 | — |
| 2 | 按月、季度登记前台各类费用记录 | — |
| 3 | 按部门或用量的登记快递、用水、打印量信息 | — |
| 4 | 催讨账单 | — |
| 5 | 月结 → OA 系统填写《银行付款申请表-电子发票》，登记费用登记表 → 交财务部 | — |
| 6 | 现金结算 → 到货后下载打印发票 → OA 系统填写《【财务】日常费用申请表-电子发票》→ 登记费用登记表 → 交财务部 | — |
| 7 | 快递月结：快递单按部门分类记录 → 填写报销单 → 交主管/总监/副总确认 → 在费用登记表上分类登记和分析 | — |
3.5 汇总 Eco Track 资料
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每月根据刘佳怡提供的 SCH 四处办公地点（富士康、杨浦、北京、仓库）电费使用情况 | — |
| 2 | 汇总 3 张表信息 | — |
| 3 | 在总部指定网站下载填写上月最新信息后上传 | — |
3.6 部门考勤
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每月核对和制作自己及阿姨们的考勤表 | — |
| 2 | 汇总部门考勤信息，邮件发给部门领导和 HR | — |
3.7 物业 IC 卡信息更新
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每月更新”作废遗失物业 IC 卡信息”给物业 | — |
3.8 公区标签与消耗品检查
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每月提醒阿姨更换公区触摸屏保护膜并制作新标签 | — |
| 2 | 每月提醒阿姨更换男厕/女厕的鞋擦、茶水间的洗杯刷并打好标签 | — |
| 3 | 每月更换厕所的擦鞋器、除臭剂、洗杯刷、漱口水等消耗品 | — |
3.9 外服上门理赔（按月）
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 根据外服上门理赔老师的日期通知，提前发布邮件给”上海人员” | — |
| 2 | 上门当天接待理赔老师，并邮件通知大家 | — |
四、每季度必做（Quarterly）
4.1 药品采购补缺
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每季度检查药箱，采购补缺药品 | — |
4.2 饮水机清洗
4.3 密码锁盒充电
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 档案室门口密码锁盒每季度充一次电 | — |
五、每年必做（Yearly）
5.1 外来人员管理（年度更新）
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 定期更新”访客须知”，发布给一般访客、招标活动组织参与者 | — |
5.2 供应商评比（每年 4 月）
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每年 4 月部门内部开会对上一年度供应商作考评 | — |
| 2 | 总结结果后部门内部发布 | — |
| 3 | 寻找新年度更好的供应商 | — |
5.3 办公用品库存盘点
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每年清点一次办公物品库存 | — |
| 2 | IC 卡、备用伞、激光笔、充电线、防疫用品等作盘点记录 | — |
5.4 联络表年度更新
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 每年询问无锡、济南、香港公司联络表有无变更，及时更新 | — |
5.5 年会支持
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 年会前：准备领导会席卡名单、部门和关联公司人数统计、晚会评委席座位 | — |
| 2 | 采购年会物品 | — |
| 3 | 年会后当月制作 Kick-off Meeting PPT 和 Word 版发布文件 | — |
六、不定期工作（As Needed）
6.1 新员工入社流程
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 接到人力资源部通知 | — |
| 2 | 提前 1 天安排驻上海二线人员和一线总监及以上人员的工位 | 准备座位牌和分机号 |
| 3 | 提前 1 天安排驻上海人员一线总监以下的个人储物柜 | — |
| 4 | 新人入社后，根据 HR “欢迎新同事”邮件 → 更新联络表、AVAYA 电话本、共享文档登记表 | — |
| 5 | IC 卡申领和 OA 系统申请 | — |
6.2 员工离职流程
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 接到 HR 办理离职手续通知 | — |
| 2 | 确认离职人员 IC 卡领取情况（是否领取、领取多张） | — |
| 3 | 确认离职人员 备用钥匙领取情况（档案室钥匙、部门边柜钥匙） | — |
| 4 | 月底 HR 发布离职邮件通知时，更新以下 5 项：① SCH 联络表 Excel ② 企业微信-手机购置费管理 ③ 企业微信-手机话费管理 ④ AVAYA 电话本 Excel ⑤ AVAYA 前台快拨键设置 Excel | — |
6.3 会议协助
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 根据”企业微信-会议协助” 提前 3 天准备瓶装水、乌龙茶和点心 | — |
| 2 | 提前 1 天通知阿姨按要求摆放会议桌型、准备物资 | — |
| 3 | 如遇下班后或周末会议 → 确认是否需要增加保洁值班需求 | — |
6.4 合同管理与续签
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 合同到期前 2 个月系统自动提醒（企业微信-智能表格-部门合同管理） | — |
| 2 | 通知部门内部合同到期供应商信息 | — |
| 3 | 续签合同 → OA 走合同申请流程 | — |
| 4 | 更新【企业微信-智能表格-合同登记表】 | — |
| 5 | 提前 2 个月通知供应商续签 | — |
6.5 办公设施借用管理
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 激光笔和雨伞借用 → “企业微信-工作台-行政共享-申请-借用”线上登记 | 督促归还，检查完好性 |
| 2 | 雨伞、充电器、钥匙、IC 卡等借用 → 同上线上登记 | 督促归还 |
6.6 办公设备维护报修
| 设备 | 操作内容 | 频率 |
|---|
| 一体机 | 出现”预备耗材”提醒→立即订购耗材；故障→立即电话报修 | 按需 |
| 咖啡机 | 简单维护；复杂问题报修；订购咖啡豆 | 按需；每 2 月保养 |
| 饮水机 | 供应商主动上门清洗 | 每季度 |
| 碎纸机 | 每月自行加润滑油养护刀头 | 每月 |
| 公司故障灯/门/洗手间等 | 联系物业报修 | 按需 |
6.7 OA 系统表单制作与审批
| 步骤 | 操作内容 | 标准/注意事项 |
|---|
| 1 | 制作和更新 OA 系统上行政申请表单 | — |
| 2 | 制作 OA 系统上行政申请使用指南 | — |
| 3 | OA 系统上审批和登记 → 更新到企业微信智能表格（手机话费管理/手机购置费管理） | 手机购置费管理已设置自动提醒 |
| 4 | 根据 HR 人事信息更新 OA 系统所需的手机费登记表、手机购置费登记表 | — |
6.8 邮件通知编写
| 类型 | 提前时间 | 备注 |
|---|
| 节假日通知 | 提前 2-3 周 | 邮件+企业微信同时发布，同时抄送 SHK/SJN/SWX |
| 春节前快递最后收件时间通知 | 按需 | — |
| 中午值班表 | 每月 20 日前 | — |
| 外服上门理赔 | 按外服日期 | — |
| 节前温馨提醒 | 节前 | 含安全提醒 |
| 物业通知 | 按需 | 邮件发送给”上海人员” |
| 放假前安全提醒 | 放假前 | 提醒员工出入公司关闭 4 扇过道门和后门 |
提示：利用 AI 工具（可画 Canva）制作各类通知海报。
6.9 活动支持
| 活动类型 | 主要工作 |
|---|
| 公司旅游 | 前期整理核对报名资料 → 旅游中协助领队 → 后期特殊事件跟进 |
| 贵宾接待 | 提前 1 周准备物资 → 准备欢迎语 → 提前 1 天告知阿姨桌型 → 参观中配合指引 |
| 圣诞节活动 | 提前 1 个月采购布置品/食品/饮品/礼物 → 设计活动方案 → 到货后简约布置 → 当天着重布置多功能区 → 按方案流程举办 |
| 其他活动（学术会/欢送会/团建/周年庆等） | 按需支持 |
6.10 文档制作
| 类型 | 说明 |
|---|
| 日常所需文件 | 制作、整理和发布 |
| 部门工作 SOP | 定期更新 |
| SCH 办公室使用指南 | 定期更新 |
| 年度日历表 | 每年制作 |
| 公区各类标签和指南 | 损坏需重新制作换新 |
| 其他标签、指南、表格 | 按需 |
6.11 阿姨工作支持
| 步骤 | 操作内容 |
|---|
| 1 | 协助更新阿姨工作流程 |
| 2 | 协助制作和打印阿姨每月工作表格 |
附录：常用工具与平台速查
| 平台/工具 | 用途 |
|---|
| 企业微信-工作台 | 快递扫码录入/签收、行政共享借用申请、会议协助 |
| 企业微信-智能表格 | 合同管理、手机购置费管理、手机话费管理 |
| OA 系统 | 银行付款申请表、日常费用申请表、合同申请、表单审批 |
| 内部 Portal 系统 | 快递签收情况查询 |
| AVAYA 电话系统 | 电话本管理、前台快拨键设置 |
| Canva（可画） | 制作通知海报 |
| 富士康大厦物业 | 加班报备、空调报修、各类申请表提交 |
| 采购平台 | 凌智/晨光科力普/国誉易优百（月结）、京东/山姆（现金） |
| 快递 | 顺丰（国内/同城/急件/香港件）、LDX（国际件） |